A Execução de Convênios federais, em grande parte passa pelo Sistema de Convênios do Governo Federal. A maioria das instituições privadas sem fins lucrativos não estão familiarizadas com o sistema e nem com a execução desse tipo de recursos. Assim é necessário a orientação de quem possui experiência, objetivando evitar problemas maiores, não execução e até mesmo a devolução de recursos.
O Sistema de Convênios (SICONV) foi criado em 2008 para administrar as transferências voluntárias de recursos da União nos convênios firmados com estados, municípios, Distrito Federal e também com as entidades privadas sem fins lucrativos. Entre as vantagens desta ferramenta está a agilidade na efetivação dos contratos, a Transparência do repasse do dinheiro público e a qualificação da gestão financeira. A utilização do sistema contribui para a desburocratização da máquina pública e viabiliza Investimentos para a educação, saúde, infraestrutura, emprego, obras, esporte, cultura e outros setores que atendem diretamente a população.
Para apresentar a Proposta de Trabalho, o Proponente deverá estar cadastrado no Portal dos Convênios SICONV.
Este cadastramento dará ao Proponente login e senha para acesso ao sistema. De posse do login e senha, o Proponente poderá enviar propostas para os Programas disponibilizados.
Na celebração do Convênio a Concedente aprovará ou não o cadastramento do Ente/Entidade.
Para realizar o Cadastramento do Proponente , se a pessoa que estiver efetuando o cadastramento não estiver cadastrada no Siconv, não será necessário logar no sistema.
O PROCEDIMENTO DE CADASTRAMENTO DO ENTE/ENTIDADE CONTEMPLA OS SEGUINTES PASSOS:
- Incluir dados do Representante do Ente/Entidade (pessoa física);
- Incluir dados do Ente/Entidade (pessoa jurídica);
- Incluir dados do Responsável pelo Ente/Entidade (pessoa física); e
- Confirmar os dados informados para Ente/Entidade, Responsável e Representante.
O Representante do Ente/Entidade é quem responde pela entidade dentro do sistema. Após clicar na opção cadastramento Proponente, ou estando logado no sistema no menu cadastramento , sub menu Incluir/Finalizar Cadastro de Ente/Entidade , o sistema exibirá a tela para incluir o novo Ente/Entidade.
COMO CADASTRAR MINHA PROPOSTA NO SICONV?
Após isto, após a consulta dos programas em aberto, podemos sim incluir propostas e enviar para análise, mas como?
O Plano de Trabalho é o instrumento que integra às solicitações de convênios que contém todo o detalhamento das responsabilidades assumidas por cada um dos participantes.
Não pode ser elaborado de forma genérica, devendo trazer de forma clara e sucinta todas as informações suficientes para a identificação do Projeto, atividade ou evento de duração certa.
A celebração do instrumento depende da aprovação prévia do Plano de Trabalho, apresentado pelo Beneficiário dos recursos.
O Proponente credenciado no Portal dos Convênios – SICONV poderá manifestar seu interesse em celebrar os instrumentos mediante apresentação de Proposta de Trabalho. No momento do cadastramento do Programa, o Concedente tem a possibilidade de exigir que o Proponente, obrigatoriamente, apresente na proposta, o Plano de Trabalho:
- Cronograma Físico;
- Cronograma Desembolso; e
- Plano de Aplicação Detalhado.
Se for determinado que será obrigatória a apresentação dos itens citados, no ato de cadastramento da proposta essas informações serão requeridas pelo sistema.
Caso se opte pela não obrigatoriedade, essas informações deverão ser prestadas em momento anterior à celebração do instrumento. Você precisa observar isto no Programa, quando estiver verificando os critérios para escolhas das propostas a serem contempladas, ou seja, quais os requisitos mínimos para estar entre as propostas aptas.
A Proposta de Trabalho deverá ser enviada ao órgão Concedente por meio do Portal dos Convênios – SICONV.
O Proponente deverá acessar o Portal e seguir os seguintes passos:
- Seleção do (s) Programa (s) que será (aos) selecionado (s);
- Seleção de Objeto (s) do Programa (s), e preenchimento dos valores (valor global, valor de repasse, valor de Contrapartida financeira e valor de Contrapartida de bens e serviços da proposta);
- Registro da justificativa, Objeto do Convênio, capacidade técnica e gerencial, dados bancários, período de vigência do Convênio;
- Inserção do cronograma orçamentário do valor do repasse, onde deverão ser informados os valores que serão empenhados no orçamento de cada exercício;
- Inclusão de participantes (Interveniente, quando houver);
- Registro do cronograma físico, cronograma desembolso e plano de aplicação detalhado (bens e serviços a serem adquiridos);
- Registro do cronograma físico, cronograma desembolso e plano de aplicação detalhado (bens e serviços a serem adquiridos);Registro do cronograma físico, cronograma desembolso e plano de aplicação detalhado (bens e serviços a serem adquiridos);
Em cronograma desembolso, deve ser indicada a previsão mensal de liberação dos recursos e, consequentemente, o início da efetivação das despesas.
Para cada meta do cronograma físico deve ser especificada a previsão (parcela) de liberação de recursos por parte da Concedente e do Convenente (Contrapartida), devendo ser associado a cada parcela as metas e etapas.
No plano de aplicação detalhado deve especificar todos os bens, obras, tributos e serviços relacionados à execução do (s) Objeto(s) do instrumento. Informado o plano de aplicação detalhado, o sistema disponibilizará o plano de aplicação consolidado dos recursos a serem desembolsados pelo Concedente e da Contrapartida, caso necessário.
O plano de aplicação consolidado apresenta para cada obra, bens, serviço, tributo e outros a informação do valor de custo e se será adquirido com recursos do Convênio ou de Contrapartida de bens e serviços.
O sistema disponibiliza também a funcionalidade para incluir arquivos na opção de anexos e Projeto básico/termo de referência.
Podem ser incluídos arquivos contendo, por exemplo, planta da obra, foto do terreno onde será realizada a obra, laudos e pareceres técnicos etc.
COMO FAZER A EXECUÇÃO DE CONVÊNIOS NO SICONV
Após termos nossa proposta aprovada, damos início aos processos de execução, estes que também devem ser inclusos no SICONV.
Após o processo licitatório, as licitações deverão ser registradas no Portal dos Convênios e no caso de Entidade Privada sem Fins Lucrativos a execução da Cotação Prévia de Preços também deverá ser divulgada eletronicamente através do Siconv.
Além da inserção dos dados obrigatórios na aba do SICONV, deverão constar em anexo, devidamente digitalizados, os seguintes documentos: Despachos Adjudicatórios e Homologatórios e suas publicações e, no caso de Pregão, a Ata de Abertura e Encerramento. Quando tratarmos de Instituições Privadas, essas deverão incluir, devidamente digitalizadas, as Cotações de Preços realizadas.
Para que o usuário Convenente possa registrar as licitações ou divulgar cotação prévia de preços no SICONV, o mesmo deverá ter o perfil de Comissão de Licitação.
No sub menu “Execução Convenente” e na aba “Processo de Execução”, será exibida uma tela com as licitações que já foram incluídas e o botão “Incluir Processo de Compra” . Para um Convênio poderá ser incluída várias licitações.
Após o usuário clicar em “Incluir Processo de Compra”, o sistema exibirá a tela de seleção do “Tipo de Processo de Execução”.
Para a Natureza Jurídica “Entidades Privadas sem fins Lucrativos” o sistema exibirá as seguintes opções no campo “Processo de Execução”: Cotação Prévia de Preços Registro, Cotação Prévia de Preços-Divulgação Eletrônica, Pesquisa de Mercado (Valor abaixo de R$ 8.000,00), Licitação, Dispensa de Licitação e Inexigibilidade. A cotação é prevista na Portaria 507/2011 e a licitação, dispensa e inexigibilidade é prevista na Lei nº 8.666/93 e 10.520/02.
Quando houver dispensa ou inexigibilidade de licitação, deverá ser incluída na aba anexo do SICONV, a justificativa que culminou na adoção de um ou de ambos procedimentos (dispensa ou inexigibilidade), contento o respectivo embasamento legal.
Além de incluir todos os processos de compra, o Convenente deverá incluir todos os contratos vinculados a estes processos de compra, além de também incluir os documentos de Liquidação e atrelar pagamentos a esta documentação de Liquidação, fazendo todos pelo SICONV.
Além dos registros pertinentes aos processos licitatórios, devemos também anexar, devidamente digitalizados, cópias dos contratos celebrados e suas publicações.
Deverão constar em anexo, devidamente digitalizados, todos os documentos de Liquidação emitidos pelos fornecedores ou prestadores de serviços (Guias de Recolhimento dos Encargos que incidiram nas despesas), os quais devem estar devidamente identificados com o número e título do Convênio;
Deverão constar em anexo, devidamente digitalizados, todos os comprovantes de pagamentos efetuados, independentemente da modalidade utilizada (transferências eletrônicas, ordens bancárias, cheques nominais, etc.).
Após incluir estes documentos, podemos falar em Prestação de Contas. Lembrando que os relatórios de execução precisam ser elaborados anteriormente a esta fase, conforme preconiza o Manuela, ou seja, os Relatórios de Execução presentes na aba de Execução do Siconv, devem ser devidamente preenchidos e encaminhados à Concedente via sistema para análise e aprovação, a fim de que tais relatórios migrem para aba de Prestação de Contas.
CONHECENDO A FASE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS NO SICONV
Somente após o preenchimento de todas estas fases que podemos falar em Prestação de Contas.
O registro da Prestação de Contas deverá ser feito no sistema SICONV pelo usuário que tem o perfil de Cadastrador de Prestação de Contas e enviada para análise pelo usuário do Convenente com o perfil de Gestor de Convênio do Convenente ou Gestor Financeiro do Convenente.
Os entes Convenentes deverão registrar todos os procedimentos de execução do Convênio realizados, quais sejam: processo de compra, contratos se houver, documentos liquidados, pagamentos e ingressos de recursos, bem como a geração e aprovação de todos os relatórios de execução pelo Convenente e Concedente.
Somente os relatórios de execução aprovados ficarão disponíveis, em PDF, na aba “Relatórios” da Prestação de Contas para análise do Concedente.
Após a aprovação do relatório Físico do Plano de Trabalho, pelo Concedente, as informações incluídas como realizadas são transportadas para a aba “Cumprimento do Objeto” da Prestação de Contas, bloco Relatório Consubstanciado, resultando nas informações das metas e etapas cumpridas e, consequentemente, das metas e etapas não cumpridas.
Obrigatoriamente o usuário deve assinalar se concorda ou não com o Cumprimento do Objeto e com o Termo de Compromisso, além da necessidade de preencher os dados solicitados na aba “Realização dos Objetivos”.
Após o registro de todos os procedimentos, o Convenente deverá elaborar a Prestação de Contas e enviar para análise do Concedente. O Concedente, após o recebimento da Prestação de Contas, inicia os procedimentos de análise.
O prazo para Prestação de Contas será contado a partir do término da vigência do Convênio. Sempre a última vigência (Portaria nº 507/2011. Art. 72).
O sistema sinalizará se a Prestação de Contas foi apresentada dentro ou fora do prazo estabelecido pelo Concedente.
Após o início da análise da Prestação de Contas pelo Concedente, havendo necessidade de alteração de dados referentes à Execução ou falta ou não conformidade de dados em alguma aba da Prestação de Contas, basta o Concedente alterar a situação do Convênio para “Prestação de Contas em complementação” colocando e justificando a(s) aba(s) que necessita(m) de ajuste(s) em complementação para que o Convenente possa proceder os devidos ajustes.
O usuário utilizado, neste momento, terá o perfil de “Cadastrador de Prestação de Contas” e o mesmo deverá clicar no menu “Prestação de Contas”, e depois clicar na opção “Selecionar Convênio”
Com a implantação do módulo Prestação de Contas, os usuários dos órgãos Concedentes deverão registrar o prazo para apresentação da Prestação de Contas de todos os convênios e contratos de repasses celebrados anteriormente à implantação do módulo de Prestação de Contas.
A partir da informação, o sistema fará a monitoração, indicando com as “mãozinhas” de cores diferentes, dias restantes e enviando mensagens de alerta via e-mail ao Convenente e ao Concedente.
Na aba “Cumprimento de Objeto”, serão exibidas as Metas e Etapas cumpridas, Metas e Etapas não cumpridas e o termo de Cumprimento do Objeto para ser assinalado.
Os campos Metas e Etapas cumpridas e Metas e Etapas não cumpridas são de preenchimento automático pelo sistema quando é gerado e aprovado pelo Concedente na execução do Convênio o relatório de execução do tipo “Físico do Plano de Trabalho”. Para assinalar o termo de “Li e concordo com o termo do cumprimento do Objeto acima” e caso seja necessário, a justificativa de atrasos e/ou metas não cumpridas, o usuário deverá clicar no botão “Editar”.
Após concluir os procedimentos da aba “Realização dos Objetivos”, o usuário deverá clicar na aba “Relatórios”, onde serão exibidos os relatórios que foram aprovados pelo Concedente no módulo Execução na aba “Relatórios de Execução”.
COMO DEVOLVER O SALDO REMANESCENTE DO CONVÊNIO NO SICONV
Na aba “Saldo Remanescente”, serão exibidos os campos, “Existem saldos remanescentes a serem devolvidos? ”, “Guia de Recolhimento para o Concedente (GRU – Simples) ”, “Guia de Recolhimento para o Concedente (GRU – DOC) ”, “Guia de Recolhimento para o Concedente (GRU – TED) ”, “Documento de Devolução para o Convenente” e “Saldo Remanescente (R$) ”.
COMO ENVIAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARA ANÁLISE?
Após o preenchimento de todas as abas necessárias para a análise da Prestação de Contas pelo Concedente, o usuário Convenente com o perfil de Gestor de Convênio do Convenente ou Gestor Financeiro do Convenente deverá clicar na aba “Dados”. Antes de enviar para a análise, o Convenente poderá clicar no botão “Gerar Arquivo PDF”, para gerar o extrato do relatório da Prestação de Contas. Devemos lembrar também de anexar no SICONV, mais precisamente na aba anexo, os extratos bancários da conta específica, assim como da aplicação financeira, os quais devem corresponder a todo o período de vigência do Convênio.
O QUE É A OBTV NO SICONV?
Além disto, agora praticamente todos os convênios e/ou contratos de repasse são operados por OBTV. Primeiramente, cabe esclarecer o que é OBTV. Conforme disposto no Decreto nº 7.641, de 12 de dezembro de 2011, “… considera-se Ordem Bancária de Transferências Voluntárias a minuta da ordem bancária de Pagamento de despesa do Convênio, Termo de Parceria ou Contrato de Repasse encaminhada virtualmente pelo SICONV ao Sistema Integrado de Administração Financeira – SIAFI, mediante autorização do Gestor Financeiro e do Ordenador de Despesa do Convenente, ambos previamente cadastrados no SICONV, para posterior envio, pelo próprio SIAFI, à instituição bancária que efetuará o crédito na conta corrente do Beneficiário final da despesa.”.
Na fase de abertura da conta bancária do Convênio, o Convenente deve entregar à Instituição Bancária a relação dos seus representantes legalmente autorizados a movimentar a conta do Convênio com as suas respectivas documentações. Após a regularização da conta, o banco enviará a relação dos CPF desses representantes para o SICONV.
Utilizando-se de uma funcionalidade do SICONV, caberá ao Convenente selecionar, dentre esses representantes previamente cadastrados no banco, quais serão os Ordenadores de Despesas OBTV.
O Convenente poderá ter vários representantes legais cadastrados no banco, mas no mínimo 01 (um) e no máximo 02 (dois) Ordenadores de Despesas OBTV poderão ser selecionados por Convênio.
QUAIS OS TIPOS DE OBTV NO SICONV?
Antes de realizar qualquer Pagamento, é necessário realizar o cadastro do Credor da Transferência Voluntária. Esta funcionalidade permite ao Convenente cadastrar o fornecedor e seu domicílio bancário (Banco, Agência e Conta Bancária) no SIAFI. Portanto, ela deverá ser utilizada antes da inclusão do Documento de Liquidação e do Pagamento com OBTV.
Existem os seguintes tipos de OBTV:
OBTV – Pagamento a Fornecedor
Transferência Bancária
Pagamento no Caixa (até R$ 800,00)
- OBTV Devolução de Recursos para CTU (Conta Tesouro Única)
- OBTV para o Convenente
- OBTV Aplicação em Poupança
- OBTV Tributos
- OBTV Câmbio
O Pagamento a Fornecedor – Transferência Bancária poderá ser realizado mediante Transferência Bancária. A conta do fornecedor/credor poderá ser de qualquer banco dentro do território nacional e deverá estar previamente cadastrada no “Cadastro de Credores” do SIAFI.
O Pagamento ao fornecedor no Caixa, essa forma de Pagamento atende apenas ao fornecedor Pessoa Física e até o limite de R$ 800,00 (oitocentos reais) por fornecedor/credor do Convênio. Esse tipo de OBTV disponibiliza o dinheiro diretamente no caixa do banco (semelhante a uma ordem de Pagamento), permitindo ao fornecedor realizar o saque do valor, mediante identificação, em qualquer agência do mesmo banco da conta específica do Convênio.
A OBTV Devolução de Recursos para CTU, já é o tipo de OBTV que deverá ser utilizada quando parte do recurso do Convênio deve ser devolvido para a Conta do Tesouro Única.
Já a OBTV para o Convenente é o tipo de OBTV que permite que o Convenente transfira parte do recurso do Convênio para uma conta de titularidade do próprio Convenente (que não é a conta específica de Convênio), para que determinados pagamentos possam ser efetuados. Este tipo de OBTV atende ao disposto na Portaria Interministerial 507/2011 no seu Art. 64, §2º, inciso II.
Para utilizar este tipo de OBTV, o Convênio precisa, previamente, ter permissão da autoridade máxima do Concedente ou por alguém delegado por ela e, além disso, possuir limite de valor definido.
Caso o Convênio seja celebrado sem a permissão para realizar esse tipo de OBTV, caberá ao Convenente entrar em contato com o Concedente e solicitar a inclusão dessa permissão. – Será obrigatório discriminar todos os pagamentos realizados, totalizando o valor desta OBTV, para que a Prestação de Contas seja concluída.
OBTV – Aplicação em Poupança é o tipo de OBTV utilizado para atender ao disposto na Portaria Interministerial 507/2011, Art. 54, §1º, inciso I.
Os recursos enquanto não empregados na sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados em caderneta de poupança de instituição financeira pública federal ou em Fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da Dívida Pública.
OBTV – Câmbio é utilizada quando o Pagamento exigir remessa de dinheiro para o exterior em moeda estrangeira (Dólar ou Euro). Usado apenas em conjunto com o tipo de Documento de Liquidação “INVOICE – DOCUMENTO FISCAL DE IMPORTAÇÃO (Inscrição Genérica – IG) ”.
OBTV – Tributos é utilizado apenas para o Pagamento dos tributos retidos no documento de Liquidação (DL).
O valor da OBTV gerada será transferido para uma conta qualquer do Convenente, que não seja a conta do Convênio, para que o tributo possa ser pago.
E como autorizar o Pagamento? O Pagamento será autorizado pelo usuário com o perfil de Gestor Financeiro do Convenente e pelo Ordenador de Despesa OBTV, respectivamente.
Ao acessar, pela primeira vez, a funcionalidade de autorização de Pagamento, o sistema solicitará o cadastramento de uma senha OBTV que será informada por meio de um teclado virtual. Esta senha OBTV deverá conter no mínimo 6 dígitos, contendo letras e números.
Caso, a senha seja bloqueada ou esquecida pelo o usuário, este deverá solicitar ao usuário com o perfil de Responsável pelo Proponente que a mesma seja reiniciada. Dessa forma, o usuário poderá definir uma nova senha no momento em que for efetuada a próxima autorização de Pagamento por OBTV.
Após a inclusão das movimentações financeiras, chegou a hora de autorizar, e tudo começa pela autorização do Gestor financeiro e, após a autorização do Gestor Financeiro, vem a autorização do Ordenador de Despesa, para que então ela esteja concluída. Caso seja necessário, a movimentação ainda pode ser cancelada. Esta funcionalidade será realizada pelo Convenente com os perfis de “Gestor Financeiro do Convenente” ou “Ordenador de Despesa do Convenente”.
O cancelamento da movimentação financeira deverá ocorrer no mesmo dia que foi autorizado o Pagamento com OBTV pelo ordenador de despesa do Convenente. O horário para cancelamento é até às 19:20h, horário de Brasília do mesmo dia da autorização da OBTV.
Como se pode perceber a execução de um Convênio apresenta suas nuances, nem sempre as instituições possuem profissionais qualificados para todas as etapas exigidas. Te orientamos em todas as etapas.
